Die Nachteile des klassischen Fahrtenbuchs

Mit der Hilfe des Fahrtenbuchs wird nachgewiesen, wie viele Kilometer für betriebliche Zwecke mit dem Fahrzeug zurückgelegt wurden. Damit ist die Methode die Alternative zur Ein-Prozent-Regelung. Allerdings ist auch klar: Das klassische Fahrtenbuch mit Stift und Papier hat einige Nachteile. Welche das sind, haben wir in diesem Artikel einmal zusammengetragen.

Darum ist das Fahrtenbuch fehleranfällig

Immer wenn Betriebsprüfer nur wenige Fehler finden, knöpfen sie sich meist das Fahrtenbuch vor. Und schon bei nur kleinen Mängeln wird das Fahrtenbuch gekippt – dann wird die Ein-Prozent-Regelung angewendet. Neben der perfekten und lückenlosen Aufzeichnung allereinzelnen Fahrten inklusive Privatfahrten stellen die Finanzbehörden in Deutschland einige Anforderungen. Die Vorgaben sollen vor allem gegen Manipulation helfen. Hier ist es wichtig, das Fahrtenbuch gleich nach der Fahrt auszufüllen und nachträglich keine Änderungen vorzunehmen. Auch muss das Fahrtenbuch geschlossen sein – lose Blätter werden nicht anerkannt. Besonders sorgfältig muss vorgegangen werden, wenn ein ganzer Fuhrpark vorhanden ist. So muss jedes Fahrzeug, welches privat genutzt wird und zum Betriebseigentum zählt, als geldwerter Vorteil versteuert werden. Auch die reinen Fuhrparks des Unternehmens ist hier keine Ausnahme. Das Finanzamt geht auch dabei grundsätzlich auch von einer privaten Nutzung aus. Wenn das nicht vorkommt, müssen Sie dem Finanzamt das anhand eines Fahrtenbuchs nachweisen. Neben der eigentlichen Aufzeichnung muss das Fahrtenbuch auch kontrolliert und gesammelt werden. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen kann das zu einem Problem führen – hier gibt es oft keine zuständige Person für den Fuhrpark. Daher sind digitale Fahrtenbücher wie mittels unserer App eine gute Alternative. Hier werden die Daten automatisiert erfasst und in regelmäßigen Berichten erfasst. Damit gibt es kein Zettelchaos mehr und das Risiko ist geringer, dass das Fahrtenbuch nicht vom Finanzamt anerkannt wird. Auch kann das Fahrtenbuch nicht in der Folge eines Unfalls, Brands oder Wasserschadens zerstört werden. Die Daten werden in Echtzeit erfasst und gespeichert.

Fahrtenbücher werden oft nicht anerkannt

Oftmals wird ein Fahrtenbuch nicht anerkannt. Das kann verschiedene Gründe haben. Auf einige von denen möchten wir hier einmal eingehen. So dürfen die Tage zwischen zwei Fahrten zur Tankstelle nicht zu dicht aneinander liegen. Die per Fahrtenbuch dazwischenliegenden Kilometer entsprechen dann nicht dem, was mit einer einzigen Tankfüllung möglich ist. Zudem ein Problem: In den Unterlagen finden sich Parkbelege und Tankrechnungen, welche im Fahrtenbuch nicht mit Bewegungen des Wagens übereinstimmen. Auch ein Grund für die Nichtanerkennung kann sein, dass Bewirtungsrechnungen oder Seminarrechnungen nicht zu den Eintragungen im Fahrtenbuch passen. Bei einer TÜV-Untersuchung oder auch bei Besuchen in der Werkstatt wird der Kilometerstand jeweils auf der Rechnung hinterlegt. Wenn diese Angaben nicht mit dem Fahrtenbuch übereinstimmen, kann das ein Problem werden.  Prüfen Sie daher genau, welcher Kilometerstand auf der Rechnung hinterlegt ist. Manchmal nehmen es die Werkstätte nicht ganz so genau und geben die Kilometerzahl nur grob an. Umwege sollten zudem gut begründet werden. Denn wenn die Strecke eines Ortes zum anderen für den Mitarbeiter im Finanzamt nicht nachvollziehbar ist, braucht er Erklärungen. Umwege sollten also dokumentiert und im Fahrtenbuch angeführt werden. Auch hier zeigt sich übrigens der Vorteil der digitalen Variante.